会社の引っ越しでやることは？　やることリストと注意点を解説

　会社の引っ越し作業にはやることが多く、どこから手を付ければ良いのかが分からない方も多いでしょう。計画的に引っ越しを行うには、やるべきことを時系列で把握して、確実に対処する必要があります。

本記事では会社の引っ越しを検討している方に向けて、時系列順のやることリストを紹介します。会社の引っ越しの際に気を付けたいポイントも紹介するので、本記事の内容を参考にして計画的に準備を進めましょう。

1.【時系列順】会社の引っ越しでやることリスト

ここでは、引っ越しの際にやるべきことを時系列で細かく解説します。引っ越しが決まってから作業が完了するまで、どのようなことしていくかの確認に役立ててください。

引っ越し決定までにやること

会社の引っ越しを決定するまでにやっておきたい主なポイントには以下の3つがあります。それぞれの項目をクリアにしておきましょう。

①引っ越しの目的を明確にする

まず、会社の引っ越しをする目的を明確にしておきましょう。

引っ越しの目的が不明確だと、新しいオフィスに移転してから「こんなはずではなかった」と後悔する原因になります。このような引っ越しのミスマッチを防ぐためにも、現状のオフィス空間が持つ課題を洗い出し、建物の移転によって解決したいポイントを明確にしておきましょう。

具体的な目的の例には「より広いオフィス空間が必要」や「家賃のコストを下げたい」「企業イメージに合ったエリアに引っ越したい」などがあります。目的を明確にしておくと、新しい物件を探す際に条件の絞り込みが容易になるでしょう。

②現オフィスの解約に関する定めを確認

引っ越しの目的が明確になったら、賃貸借契約書を確認して現オフィス解約の際の契約条件を確認しておきましょう。

一般的に、賃貸借契約書には建物のオーナーや管理会社に引っ越しを通知する解約予告期間の定義や、原状回復義務の有無、違約金などの詳細が書かれています。契約書によって、特約条項や解約手続きの流れが細かく定められていることもあるので、あらかじめ目を通して詳細を把握しておきましょう。

③新オフィスの選定

引っ越しの目的を明確にし、現オフィスの解約に関する定めを確認したら、新オフィスの選定を進めましょう。

前述した引っ越しの目的を達成できるかどうかを基準にして、総合的な観点から比較や検討を行うのがコツです。具体的に比較したいポイントには、社員の通勤しやすさ、顧客先へのアクセスのしやすさ、周辺の治安や環境などがあります。他にも、オフィス空間の広さや賃料・共益費、空調設備やセキュリティなども含まれます。

良いと思う物件が複数ある場合は、内見を行うことも大切です。自分の目で建物や周辺エリアの環境をしっかり把握し、総合的な判断を下しましょう。実際に物件に足を運ぶと「思っていた印象と異なった」と感じるケースも多くあるので、多角的な条件から選定を行うことが重要です。

引っ越し6カ月前までにやること

ここでは、引っ越し6カ月前までにやっておきたいことを4つ紹介します。しっかりと抜けがないように準備を進めましょう。

①現オフィスの解約予告

オフィスの解約通知は、解約日の6カ月前までに行うのが一般的です。しかし、賃貸借契約書には別の期日が記載されていることもあるので、事前に契約書を確認しておきましょう。

この解約予告は、建物のオーナーや管理会社に対して書面で通知するケースが多いです。解約の際に高額な費用が発生する可能性もあるため、双方で合意した内容や金額を正しく書面に記載しておきましょう。解約予告を行わないまま退去すると、違約金や余計な賃料が発生する場合もあるので注意が必要です。

②レイアウトや内装の検討

引っ越し6カ月前までに、新オフィスのレイアウトやコンセプトに沿った内装の検討をしておきましょう。

前述した引っ越しの目的を意識して、既存の問題点を払しょくできるレイアウトを決めていきます。オフィス内の各スペースの大きさや配置決めなど、効果的なゾーニングや社員の動線を考慮したレイアウトを決定しましょう。

内装は、オフィスの印象や使いやすさに影響するため、床材や壁紙、照明などにもこだわって選定するのがおすすめです。壁紙に使用する色や素材が企業イメージに合っているか、デザインと利便性が伴っているかなどのポイントから総合的に判断しましょう。

しかし、内装にこだわり過ぎるとコストが増加する原因になるので、内装に使う予算を設定し、費用相場に見合った内装になるような工夫が大切です。

③原状回復の条件や費用の確認

現オフィスの原状回復の条件や費用も、あらかじめ確認しておく必要があります。

原状回復とは、現オフィス空間を入居した時の状態に戻すことです。一般的に原状回復工事にかかる費用は借主が負担しますが、契約書に異なる費用負担者が記載されているケースもあるため確認が必要です。

原状回復工事を計画する際は、複数の業者から工事費用の見積もりを取り、金額や工事内容を比較してから選定しましょう。

④引っ越し業者の選定

引っ越しの6カ月前までには、引っ越し業者の選定をしておくことが好ましいです。

引っ越し業者の選定に先立って、引っ越しを希望する時期や条件、物量、予算などの情報をまとめておきましょう。これらの情報をまとめておくと、複数の業者の見積もりやサービス内容を比較する際に検討材料になります。また業者の料金体系やサービス内容だけではなく、実際にサービスを利用した人の口コミを参考にするのもおすすめです。

年度終わりなどは引っ越しが集中しやすい時期なので、引っ越し希望日が決まった時点で業者の選定を開始しておきましょう。

引っ越し3カ月前までにやること

ここでは、引っ越しの3カ月前までにやっておきたいことを3つ紹介します。通常業務と並行して引っ越し準備を行うと慌ただしくなるので、忘れないように対応しましょう。

①内装・ライフライン工事の業者選定

引っ越し3カ月前までに、新オフィスの内装やライフライン工事の業者を選定しておきます。

内装工事を行う業者を選ぶ際は、オフィスのレイアウト・内装の設計から施工まで一貫したサービスを提供している業者だとスムーズです。業者によって得意なデザインの分野や施工料金が異なる場合もあるので、過去の施工事例があれば参考にして選定するようにしましょう。

オフィスのライフライン工事は電気通信の電話・インターネットや水道、電気、ガスなどを指します。インターネットや電話の工事が遅延すると引っ越し後の業務再開に支障が出る可能性があるため、オフィスの稼働スケジュールに合わせて工事日を選定しておきましょう。

また内装工事とライフライン工事はそれぞれ業者が異なるため、お互いの作業スケジュール日程が被らないように調整しておく必要があります。

②家具や什器、OA機器の手配

必要なオフィス家具や什器、OA機器なども引っ越し3カ月前を目処に手配しておきましょう。

まず、事前に作成した新オフィスのレイアウトプランに基づいて、破棄・新規購入・リースするオフィス家具や什器、OA機器などをリストアップします。これらのリースを継続する場合は、各業者に引っ越しをする旨を連絡しておきましょう。また引っ越し業者に費用の見積もりを行い、旧オフィスからの搬出や新オフィスへの搬入を手配しておく必要があります。

③社内へのスケジュール共有

引っ越しスケジュールの社員への周知も、移転が決定した早い段階で行いたいことの一つです。

社内で引っ越しに関する情報共有を行う際は、マニュアルを作るのがおすすめです。会社移転の目的や新オフィスのレイアウトと内装、引っ越しに伴う社員の役割分担など、できるだけ詳細を盛り込んで作成しましょう。他にも、引っ越しに関するトラブル発生時の問い合わせ先やタイムスケージュールなども共有しておくと安心です。

社員に対して事前に丁寧な告知を行っておくと、混乱を防いで協力を得やすくなるでしょう。

引っ越し1カ月前までにやること

引っ越し1カ月前までには、以下の3つを済ませておくとスムーズです。どれも重要な内容なので、抜けなく対応しましょう。

①取引先への移転通知

引っ越しに際して、取引先に移転通知と挨拶をしておきましょう。

通知には、具体的な移転の日付や新しい住所・電話番号、移転の具体的な理由などを記載します。挨拶状を郵送で送付したり、電話やEメールで通知したりする通知方法がありますが、取引先との関係性に合わせて相手に失礼のない方法で行いましょう。

またこの期間は社員一人ひとりのメールの署名に「会社移転のお知らせ」を記載してもらうように依頼しておくと、会社移転の周知に役立ちます。

②移転先の施主検査

新オフィスの設備の動作確認や、内装工事の仕上がり確認などの施主検査も、この時期に行っておきたいことの一つです。

施主検査では、工事が契約書通りに行われているかを細かくチェックします。図面通りに工事が行われているかや、OA機器の配置やオフィス家具の設置状況など、入居前の確認を行います。

工事内容がトラブルに発展するのを防ぐためにも、契約書や図面に指示内容を細かく記載して準備しておきましょう。

③ホームページや書類などの住所変更準備

新オフィスへの引っ越し前に、ホームページや書類などに記載された住所を変更する準備も行っておく必要があります。

会社のホームページのヘッダーやフッター、メールの署名などは、変更が比較的簡単です。しかし、社員の名刺や封筒、伝票、契約書や企業パンフレットなどの印刷物は、引っ越し日前後で切り替える必要があります。引っ越しが決まった段階で印刷物の在庫を確認して、うまく使い切れるように調整すると無駄がないでしょう。

引っ越し後にやること

ここでは、新オフィスへの引っ越し後にやることリストを解説します。複雑な手続きが含まれるので、事前にしっかり下調べをしておきましょう。

旧オフィスの原状回復工事

旧オフィスの原状回復工事は、引っ越し後に速やかに行いましょう。

一般的な原状回復工事の期間は約1カ月ですが、契約によって異なる場合もあるので事前に契約書で確認しておきましょう。契約書で定められた解約日までに、必要な修繕や撤去作業を行い貸主への引き渡しを完了しておく必要があります。引き渡しの際は、オフィスのメーターの検針・精算や、敷金・保証金の返還額の確認と領収書の受け取りなども行いましょう。

口座やクレジットカードの情報変更

会社名義の銀行口座やクレジットカードなどの登録住所の変更も、引っ越し後速やかに行いたいことの一つです。

新オフィス移転後に各種取引をスムーズに行うには、事前に住所変更の手順や必要書類を確認しておくのがおすすめです。決済が滞るのを防ぐためにも、早く確実な方法で手続きを行いましょう。

各種機関への届出

新オフィスへの引っ越しが完了したら、各種機関への届出を行いましょう。主な行政手続きと移転日から起算した提出期限は以下の表の通りです。

2.会社の引っ越しで気を付けるべきこと

会社の引っ越しは、手間や時間、コストがかかる作業です。そのため、いくつかのポイントに気を付けて計画的に行いましょう。

まず、会社の引っ越しを計画する際は、前述の通り引っ越しの目的を明確に持つことが大切です。社員にアンケートを取るなどして現オフィス空間の課題を洗い出し、引っ越しの目的と課題の双方にアプローチできる新オフィスを選びましょう。

また引っ越しの準備は余裕を持ったスケジュールで行い、漏れがないよう進める必要があります。契約内容に関するやり取りや手続きなど複雑な作業が苦手な方は、専門知識を持った業者に依頼するのも良い方法です。

3.まとめ

　会社の引っ越しを完了するまでには、時系列でさまざまなステップを踏む必要があります。

新オフィスに引っ越す目的を明確にしたら、契約書に基づいた退去や入居のステップを踏みましょう。会社の引っ越し後に問題なく企業活動を継続するためにも、引っ越し作業を総合的にサポートしてくれる業者の選定を検討している方は、パーテーションラボへご相談ください。

パーテーションラボでは、会社の引っ越しに関するオフィスレイアウトの作成から内装工事、原状回復工事などの作業をワンストップで提供しています。専門知識を豊富に持ったスタッフがお客さまのニーズに沿ったサポートを行うので、初めて会社の移転を行う方にもおすすめです。専門業者の知識を活用して会社の移転をスムーズに行いたい方は、ぜひパーテーションラボにお任せください。