オフィス移転の注意点～頼れる『オフィス作りのコンシェルジュ』とは？～

　会社にとってオフィス移転は、単なる引越しではありません。

オフィスの移転に際しては、今までの業務に関する問題点を洗い出し、企業がより良く、より効率的に業務を行える環境作りをする必要があります。

オフィス移転の準備はいつからやればいいの？
各工程の着手のタイミングは？
工事の費用を抑える方法はあるの？

オフィス移転に慣れていない企業や専任の担当者がいない場合は、プロジェクトマネジメント会社を使うメリットがあると言えますし、何度も移転を経験して社内にある程度の知見がある場合は、工事請負会社、設計会社、什器メーカーなどに依頼するのが有利かもしれません。コスト削減だけにとらわれるのではなく「自社に合った」オフィスづくりを行う専門会社をしっかりと選定することが最終的には重要になります。

1.オフィス移転で注意したいポイントとは

　失敗しないためにいくつか注意点を知っておく必要があります。どんな注意点が存在しているのかについて紹介します。

(1)物件は価格だけを見て決めないこと

面積やアクセス以外にも、仕事をするスペースなので快適なところを選ぶために、細かくチェックしてから決める必要があります。

(2)ビル外観や内装だけで決めないこと

物件を見る時に多くの人たちは外観がオシャレだからここにしようとか、内装がカッコいいからここにしようなどこういった理由で決める人も多いですが、それ以上に大切なのが安全性です。従業員の安心のためにも多角的に視点を広げて考えていくといいでしょう。

(3)効率的なレイアウト

スペースに合わせて考えるよりも、働き方に合わせて考えることが大切です。スペースだけを見て考えると通路が狭くなり失敗の可能性が高くなります。働き方に合わせたレイアウトは、生産面にも寄与します。慎重に考えましょう。

(4)自社なりのオフィスの価値を再定義し、再移転も想定しておくこと

アフターコロナ時代において、リモートワークはもはや当たり前の働き方のひとつとして定着します。社会情勢や働き方の変革に対応できるよう、「今後のオフィスの在り方は、可変性の高い間仕切り方法であること。柔軟性能を備えた『戦略的なオフィス作り』であること」が、必須になってきました。オフィスをどう構えていくか？は、事業の効率性や生産力にも直結してきます。自分たちで予見想定しきれない方は、専門業者にも最適化の相談しながら進めていくといいでしょう。

2.オフィス移転見積もりのチェックポイント

　オフィス移転の際に発生する費用には以下のようなものがあります。

(1)旧オフィスの原状回復工事費

＊原状回復工事はビルが指定する業者の場合が多い。まずはビルの指定業者から見積を取ってみましょう。

(2)引越費用

・引越し（運送）

・不用品処理・廃材処理

(3)新オフィスの費用

・不動産取得費用（敷金や仲介手数料）

・内装設計/施工工事費用

・ネットワーク（電気・配線）工事費用

・什器（新規家具、OA機器）購入費用

・移転に伴う告知費、媒体や社用郵送物の印字変更費

オフィス移転は、引っ越しや設備工事など手間が非常にかかります。ひとつひとつの作業を別々の業者が行うと、その分費用がかかってしまいます。さらに、業者が増えると業者間の連携や施工状況の管理など手間が増えるのも難点です。この点、オフィス移転をトータルでサポートできる業者であれば、効率よく進みます。オフィスの引っ越しから、内装工事、ネット配線工事など、ワンストップでサービスを提供しているので非常に便利です。

3.「オールインワン」「ワンストップサービス」も、業者によって行ってもらえる範囲はさまざまです。

　「オールインワン」「ワンストップサービス」をうたっていたとしてもその業者ごとに得意領域も異なります。

（1）フォロー内容

移転に関する実務以外に、どれだけフォローをしてくれるのか確認しましょう。引越しのみを安く請ける業者より、レイアウトや電気工事等、フォローする業務範囲が広い業者の方が、結果的に費用対効果が上がる場合もあります。

（2）サポート体制

オフィスの移転を機に、固定費削減を目指す、ネットワーク環境の構築や通信などインフラ見直しといったDXを考えている場合、その分野のサポート体制が充実している業者を選びましょう。

（3）アフターフォロー

移転後に内装工事の欠陥が見つかったり、想定外の不具合が出て調整が必要になる場合もあります。アフターフォローがきちんとしているかどうかも、業者選定の重要なポイントです。

業者選定は焦らず慎重に行いたいですね見積もりを取る場合は費用の安さだけではなく、価格内でどのようなサービスをしてもらえるかも含め、トータルでかかる費用を念頭に置いて確認をしましょう。会社によって移転の事情や状況も異るので、思わぬ金額がかかってしまう項目があるかもしれません。早めに相談をし、業者選定に進める状況を作ることが肝心です。

4.現オフィスの調整と移転先オフィスの決定

　オフィス移転は分からないことだらけ！ “いつまでに何をすればいいの？”“何を準備すればいいの？”と、右も左もわからない！なんて人も多いと思います。オフィスの移転は、企業価値を高めるためだけでなく、その後の成長戦略もにとても重要な役割を担っています。滞りなく進めるためにオフィス移転を進めるための基本的なポイントを紹介していきます。

(1) 現オフィスの解約予告期間を確認する

オフィスビルは6カ月に解約通知を出さなければ解約できないパターンが多くなっています。まずは現在のオフィスの解約予告期間などの取り決めをしっかり確認してから、原状回復の確認と予算の算定を行いましょう。

(2)物件の情報収集をする

物件を選定される際は、ホームページ上で物件情報などを確認して、移転先を決定する際の基本的な知識を増やしましょう。ある程度調べることができたら、具体的な物件の相談をして下見にいきます。相談する際は、こちら側の条件（広さ、交通機関、採光、ビルのグレード等）をしっかり伝える事がポイントです。譲れない点や妥協出来る点もある程度考えておくと、話がスムーズに進みます。

(3)移転先の選定をする

物件の下見を一通り終えたら、まずはその物件のメリット、デメリットの抽出作業をしていきましょう。「あの物件は日当たりが良かったけど、交通の便が悪い」など、気になる点を箇条書きでどんどん出していきます。その中で、“最優先にするべきところは何か？”“最低基準は何か？”ということをより明確にして、物件を決める判断材料にしましょう。

5.会社の移転、何をどう準備すればいいの？

　オフィス移転までの準備移転先が決まったら、いよいよ移転準備を開始します。

(1)レイアウトを考える

オフィスレイアウトを作る際は、現在のオフィスで改善したい点を抽出して、効率的で働きやすい環境を生むためには、どういうレイアウトにすればいいのか？新たな家具、パーテーションなどの購入も検討しながら、レイアウトの作成を進めていきましょう。特に、導線（オフィス内の人の動き）を意識してレイアウトを組むことで、業務効率の大幅な改善が可能です。レイアウトを作成する際は、法律の制限などがある為、設計担当者と協力し作り上げていく事をおススメします。

(2)電気、通信の変更について

移転に伴い、電話番号、インターネット接続業者の変更、電気配線の工事などの手配が必要となってきます。電話番号を変更する際には、取引先への連絡や、印刷物の記載事項の変更など、様々な業務が発生しますので、変更の有無は早めに確認しましょう。インターネットの接続は、業者を変更するしないに関わらず、工事に１カ月くらい要する場合がありますので、早めに対応することを心掛けましょう。電気の配線は、オフィスレイアウトによっては工事が必要になる場合がありますので、移転が決まったら移転担当者に確認を取りましょう。

(3)引っ越し業者の選定

引っ越し業者を選ぶ際は、価格よりも、スムーズに引っ越し出来る業者かどうかを選定する事が一番賢い方法です。費用のみで比較する事が多いですが、新規で購入した家具の搬入や、システム構築のスケジュールなどを考慮した引越しが必要の為、移転のスケジュールを把握している引越し業者を選定しましょう。

6.新レイアウトの立案から原状回復まで、必要な工程範囲は多岐に渡る。

　オフィス移転のスケジュール例移転6カ月前とした場合のスケジュール例です。

■移転6カ月前

・現オフィスの解約予約、原状回復条件の確認・物件調査、移転先オフィスの選定

■移転5カ月前・現オフィスの原状回復工事の見積り・移転ガイドライン立案・物件の内覧と選定

■移転4カ月前・移転スケジュールの確定・物件契約・レイアウト基本設定・原状回復打ち合わせ

■移転3カ月前・各種工事発注・レイアウト決定・内装・設備工事発注・引越し什器決定・廃棄対象什器決定

■移転2カ月前・電話回線の移転手配・電話機・コピー機の移設手配・電話新番号決定・LAN配線図決定・引越しマニュアル作成・移転挨拶状の作成・社内印刷物の作成・工事作業届け・原状回復工事発注

■移転1カ月前・物件引渡し・内装工事着手・什器の搬入・電源・LAN・空調工事・リース会社に連絡・移転スケジュールの説明・社員証明書の再発行・通勤定期の買い替え・取引先への連絡・関係官庁へ提出

■移転後・旧オフィスの原状回復工事・旧オフィスの明け渡し・移転に伴う廃棄物の処理

半年間はあっという間！余裕のあるスケジュールを組みましょう。このようにオフィス移転を進めるには、かなりの時間、人員を必要とします。社内の状況的に、移転業務を行なうことが難しいということであれば、移転をワンストップで担当出来る企業に依頼される事をおススメします。オフィス移転には費用もかかります。もちろんできるだけ価格の安い業者に依頼したいところですが、金額だけで選ぶと、トラブルにつながることもあります。オフィス移転が成功するかどうかは、その後の事業にも大きくかかわってきますので、移転業者選びのポイントを次に解説します。

7.オフィス移転～業者選びのポイントとは？

　オフィス移転のプロジェクトを任されたけど何から手を付けていいのかわからない。移転にあたって、どんなことをサポートしてくれるのか知りたい・・・。オフィス移転のプロジェクト立案から、工事計画の策定、施工、引越し、原状回復など各工程をサポートしてくれる専門業者選びは、最初にしっかり検討したいところです。

「オフィス移転がこんなに大変だったとは・・・」

「想像以上に負担が大きかった」

そう漏らす担当者も多いオフィス移転プロジェクト。段取りや費用以上に重要なのが、業者の選定です。

8.「オフィスづくりを行う会社」は大きく分けて4種類

(1)プロジェクトマネジメント会社

綿密な情報収集や業者との調整が必要とされるオフィス移転において、プロジェクト計画の立案からビルの選定、設計、家具、内装工事、引っ越しなどさまざまな業者の選定や調整などを担います。目安として100坪以上の移転や移転経験の少ない企業はプロジェクトマネジメント会社に依頼することで移転計画を推進しやすくなります。
パーテーションラボは、大中小規模の企業様から個人事務所まで、豊富なプロジェクトマネジメントの経験を持っています。

(2)工事請負会社

直接自社ですべての工事を請け負います。規模を問わず対応可能なケースが多く、小回りが利くのが特徴です。工事金額の適正額がわかるなど、オフィスの移転やリニューアルに慣れた企業に向いています。

パーテーションラボは、経験豊富な施工職人を直接マネージメントしていますので、「中間マージンカット」「現場力」にも自信があります。また、リサイクルリユースのご相談や、引越時の産業廃棄物回収も承っております。

(3)設計会社

レイアウトやデザインプランを優先して進めたい場合は、設計会社に依頼するのが良い選択と言えます。
この場合、重視したいのがオフィス設計に慣れている会社であることです。店舗設計がメインの設計会社の場合、通常のオフィスとはかけ離れた設計となり、原状回復工事の費用もかさむことがあるので注意する必要があります。

パーテーションラボは10坪以下から1000坪以上まで、累計80000件以上、年間3000件のオフィスの設計施工実績がございます。

そしてコロナ時代の「柔軟な働き方と可変可能なワークスペース」をパーティションソリューションの間仕切りでお客様の希望にお応えいたします。

(4)什器メーカー

使用するオフィス家具のイメージがすでに決まっている企業であれば、什器メーカーに直接依頼をするのもいいでしょう。一般的には什器メーカーであっても設計から工事までを行います。

パーテーションラボでは、コクヨなど有名オフィス家具メーカーのアイテムも併せてご提供が可能です。また、リモートワークやWEB会議を快適にするオリジナル製品や感染症対策ツールも豊富に取り揃えています。

そしてなによりも「パーテーション専門メーカーとして自社工場完備」の強みがあります。

他社でイレギュラーサイズや仕様を理由に、「設計制作が難しい」と言われてしまいお困りであったお客様を、パーテーションラボにご相談頂き、その”加工技術”でお助けさせていただいたことも数多くございます。