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オフィス移転は、多くの手続きや準備が必要な大規模プロジェクトです。また、単なる拠点の引っ越しではなく、企業の成長戦略や働き方改革を実現する大きなチャンスでもあります。だからこそ、余裕を持った計画と綿密な準備で臨みましょう。スムーズなオフィス移転を実現するには、約1年前から準備を始めるのがおすすめです。
本記事では、移転準備をいつから始めれば良いのか、時期ごとの準備内容を紹介します。オフィスの移転を検討している企業の担当者の方は、本記事を参考に効率的にオフィス移転の準備を進めましょう。
オフィス移転の準備は、移転日の約1年前から始めるのが理想です。遅くても、半年前から着手しておくと、スムーズな移転につながります。
新しい物件探しや契約書のやり取り、新オフィスのレイアウト設計や住所変更に関する各種手続きには、想定以上の時間がかかります。そのため、移転日から逆算して余裕を持ったスケジュールを立てることが大切です。
また、オフィス移転は単なる引っ越しではなく、従業員の生産性や企業イメージにも影響を与える重要なイベントです。そのため、全社で情報を共有しながら段階的に計画を進めるようにしましょう。
オフィス移転を成功に導くには、移転日の1年～半年前から準備を始める必要があります。この時期は、オフィス移転プロジェクトの方針を定め、体制を構築しましょう。ここでは、この時期に着手したい主な準備を4つ紹介します。
オフィス移転を決めたら、まず社内にプロジェクトチームを立ち上げましょう。
オフィス移転には、業者手配や契約書のやり取り、備品管理など膨大なタスクが発生します。そのため、総務・経理・情報システム・人事など、オフィス移転に大きく関わる部署から代表者を選出し、チームを作りましょう。このことによって、各チームがオフィス移転時に担う役割と責任を明確にできます。
プロジェクトチーム発足後は、定期的に会議を設けて進捗を確認し、情報を共有しましょう。代表者を通じて社内全体に情報を伝達すれば、重要事項の伝達漏れを防ぎやすくなります。
オフィス移転の方針を決める際に「移転する目的」を明確にしましょう。
事業拡大によるスペース不足、コスト削減、アクセス改善、社員の働き方改革など、移転目的にはさまざまなものがあります。目的が明確でないと、物件の選定やレイアウト設計の際に判断がぶれてしまいます。
また、移転目的を整理する際は、経営層だけでなく社員の意見も取り入れるようにしましょう。全社員を対象にアンケートを実施して、現在のオフィスの課題・改善点を把握しておくのがポイントです。このような意見を集約すると移転目的の精度が高まり、移転後の満足度も向上します。
オフィス移転には、多くの費用が発生します。そのため、経営を圧迫しないように、早い段階で全体予算を見積もり費用計画を立てておきましょう。
あらかじめ見積もっておきたい費用は、旧オフィスの原状回復工事、新オフィスの契約初期費用、内装工事、引っ越し費、什器・備品購入費などです。他にも、不要なオフィス家具を処分する費用や、企業パンフレットや名刺を差し替える印刷費用などもあるでしょう。
予算管理をしっかり行うためには、考えられる費用を一覧化して管理するのがポイントです。費用項目を明確にしておくと、予算の超過を防ぎやすくなります。
賃貸オフィスを利用している場合は、契約書に定められた解約予告期間を確認し、期限内に解約連絡を行いましょう。
一般的なオフィスの賃貸契約では、退去の3～6カ月前に解約予告の通知が必要とされています。契約書に解約予告に関する記載がない場合は、解約予告を申し入れてから3カ月後に契約が終わります。この期日を過ぎてしまうと、移転後も賃料を支払うリスクが生じるので注意が必要です。
オフィスの解約を担う担当者は、あらかじめ契約書の条件を精査し、期間内にオーナーや管理会社へ適切な解約通知を出せるように準備しましょう。
オフィス移転日が近づくにつれ、実務的な準備が本格化します。この期間では、新オフィスの選定や業者手配、内装計画など、以下の3つの準備を始めると安心です。
オフィス移転の半年〜3カ月前には、新しいオフィスの物を決定しておきましょう。
物件を選ぶ際は、前述したオフィス移転の目的を達成できるかどうかを軸に比較検討します。現オフィスの課題が解決できそうな物件を探し、候補を絞っていきましょう。物件選びで確認したいポイントには、オフィスの立地や広さ、賃料、交通アクセス、周辺環境、設備、セキュリティ、インターネット環境などがあります。特に立地は、通勤しやすいかどうか、周辺環境が安全かどうかなど、社員の目線に立って検討しましょう。オフィスの管理費や保証金、更新料なども確認し、入居後の費用負担が少ないオフィスを選びましょう。
また、物件探しがある程度進んだら、実際に現地を訪問して、通勤経路やビルの状態などを確認するのも大切です。写真や図面だけでは分からない点を把握しやすくなります。
移転に関わる業務は多岐にわたるため、信頼できる業者を早めに選定しておくことも重要です。
オフィス移転の際に選定する代表的な業者には、引っ越し業者、内装工事業者、電気・通信インフラ業者、セキュリティ会社などがあります。複数社から見積もりを取り、費用だけでなく対応範囲や実績を比較しましょう。
その際、移転に関する作業を一括で依頼できる「ワンストップサービス」を採用している業者を選ぶのがおすすめです。個別に複数の業者へ連絡する手間が省けるためスケジュール管理が容易になり、担当者の負担を軽減できます。
新しいオフィスのレイアウトや内装デザインも、移転半年〜3カ月前に決定しておくことが望ましいです。
オフィスのレイアウトは、働きやすさに直結します。社員の生産性が高まるようなレイアウトになるよう、デスクや会議室の配置、動線設計を計画しましょう。その際、社員の多様な働き方を見据えた空間設計も検討しておくと効果的です。集中して作業できるブースやオンライン会議用の個室スペース、パーテーションで仕切ったリラックスできる休憩エリアなどを取り入れると、社員の満足度を高めやすくなります。オフィス移転をきっかけに導入を検討してみましょう。
また、オフィスの内装デザインは企業のブランドイメージを象徴する要素です。壁紙や床材、照明、アートや観葉植物などを、企業のコンセプトに沿って選定しましょう。専門業者と打ち合わせを重ね、機能性とデザイン性の両立を図ることがポイントです。
オフィス移転の3カ月〜当日までは、いよいよ最終調整の段階です。この時期は、全社的な情報共有と、設備の準備、旧オフィスの原状回復など、具体的な実務が中心になります。ここでは、円滑な移転を実現するための3つのポイントを紹介します。
オフィス移転の3カ月〜当日までに、移転スケジュールの詳細を全社員に共有しておきましょう。
スムーズなオフィス移転には、社員の理解と協力が欠かせません。そのため、オフィス移転の目的やスケジュール、個々の担当タスクを明確にし、全社員に共有しておきましょう。部署単位の荷物や個人の荷物の整理方法や梱包方法など、具体的な行動が取りやすいような説明だとスムーズです。他にも、オフィス移転後にスムーズに業務を開始できるように、新オフィスの利用規則や入退館ルール、防災ルールなども共有しておくと安心です。
必要に応じて社内説明会を開催したりオフィス移転に関するマニュアルを作成したりして、情報の周知を徹底しておきましょう。
旧オフィスで廃棄するもの、新オフィスで新しく使用するものを明確にして手配しておくことも大切です。
不要になったIT機器やオフィス家具などは、リサイクルや産業廃棄物として処分手続きを進めます。環境負荷を減らすため、再利用・寄付・買取サービスの活用も検討しましょう。また、新オフィスで使用する設備やIT機器は、設置や設定に時間がかかるため、余裕をもって発注しておくと安心です。特に、OA機器やオフィス家具などは、購入かリースかを検討するケースもあるでしょう。
新オフィスの移転までに必要な設備や機器を準備できるよう、スケジュールに沿って計画的に進めていく必要があります。
旧オフィスを退去する際は、賃貸契約に基づいた原状回復工事を手配しましょう。
原状回復工事とは、改修した部分を入居前の状態に戻す工事です。原状回復を行う範囲は契約内容によって異なるので、入居時の契約書を確認しておきましょう。大規模な改修を行っている場合は、工事期間が長引く可能性もあるため、早めの手配が安心です。管理会社とスケジュールを調整し、退去日までに工事が完了するよう計画を立てましょう。
万が一工事が退去日を超えてしまう場合、追加で家賃を支払うケースもあるため注意が必要です。
オフィス移転完了後にやるべき手続きもさまざまです。以下の3つの対応を速やかに行ってスムーズに業務を再開できるようにしましょう。
オフィス移転後は、住所変更や各種届出を漏れなく行う必要があります。
法務局での登記変更や、税務署、年金事務所、労働基準監督署など、各種公的機関への届出を行います。銀行口座やクレジットカード、取引先への住所変更通知も忘れずに実施しましょう。登記簿の住所変更は移転日から2週間以内、労働基準監督署への届出は移転日から10日以内など、明確な期限が決まっているケースも多いため、事前にチェックリストを作成し、抜け漏れを防ぐことが大切です。
これらを怠ると、郵便物の遅配や取引上のトラブルにつながる恐れがあるので注意が必要です。取引先にも、新オフィスの情報を漏れなく周知しましょう。
新オフィスでスムーズに業務を再開できるように、設備や通信環境の動作確認も忘れずに行いましょう。
特に、電気・水道・空調などのライフラインや通信回線の動作確認は不可欠です。電気や水道が使えなかったりインターネットが不安定なまま業務を始めたりすると、生産性に大きな影響が出てしまいます。
専門業者が開通や設定を行ったら、すぐに企業の担当者が動作確認を行い、トラブルがあればすぐに対応してもらいましょう。
オフィス移転後は、社員からの意見を集めて課題点にアプローチするようにしましょう。
オフィス環境は、実際に使ってみないと課題点や改善点に気付きにくいです。そのため、新オフィスを使った気付きや改善点を社員から吸い上げる仕組みを作りましょう。アンケートや社内フォームなら、社員の誰もが発信しやすいのでおすすめです。
企業が早期に改善点を把握できれば、課題にアプローチしやすくなります。現場で働く社員の声を反映させて、働きやすいオフィスづくりを継続していきましょう。
オフィス移転の準備は、1年前から段階的に計画を進めていく必要があります。移転プロジェクトチームを中心にスケジュール管理や情報共有を行い、目的に沿った移転を実現しましょう。また、移転後も社員の声を取り入れて改善を重ねることで、より快適で生産性の高いオフィスが実現します。
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